济宁市人力资源和社会保障局关于接收非师范类大中专毕业生档案有关事项的通知

济宁市人力资源和社会保障局关于接收非师范类大中专毕业生档案有关事项的通知
各县（市、区）人力资源和社会保障局，济宁高新区管委会人事劳动保障处，济宁太白湖新区人力资源和社会保障局，济宁经济技术开发区组织人事部：

为进一步加强我市非师范类大中专毕业生档案管理工作，提高档案接收、转递效率和准确性，提升档案利用便捷性，根据《关于高校毕业生档案转递有关事项的通知》（教学厅函〔2015〕39号）、《关于规范山东省非师范类大中专学校毕业生档案转递程序的通知》（鲁人社字〔2012〕400号）、《关于贯彻落实人社部发〔2014〕90号文件进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的意见》（鲁人社发〔2015〕48号）、《济宁市流动人员人事档案管理服务工作实施办法》 （ 济人社发〔2015〕67号）等文件精神，现将我市接收非师范类大中专毕业生档案有关事项通知如下。

一、接收主体和范围

接收主体：各县（市、区）人社部门是我市非师范类大中专毕业生档案的接收主体，市人社局不再作为毕业生档案的中转部门。各县（市、区）人社部门所属的公共就业和人才服务机构根据毕业生户籍或生源所属地接收本辖区毕业生档案，户籍地与生源地不一致的，由当前户籍地接收。

接收范围：济宁户籍（生源），且报到证派至“济宁市（县、市、区）人力资源和社会保障局”的非师范类大中专院校毕业生档案。其中，未就业毕业生档案，由户籍（生源）所在地县（市、区）人社部门所属的公共就业和人才服务机构接收管理；毕业时已落实就业单位，且报到证已派至具体接收单位的，由具备档案管理权限的用人单位或为用人单位办理人事代理业务的服务机构接收管理；济宁经济技术开发区毕业生档案暂由嘉祥县人社局接收管理。

二、接收渠道和流程

接收毕业生档案应通过专人送达、机要交通、毕业生专用邮政EMS标准快递等三种渠道进行。不得接收毕业生自带或商业快递档案。主要流程如下：

1.核对。每种渠道转递来的毕业生档案，必须当场逐份核对数量、姓名、院校、邮递号等信息。

专人送达的档案。查看介绍信后，现场与学校工作人员对照《档案转递明细表》核对档案姓名和数量。不一致的地方要在书面和电子版《档案转递明细表》中同时修改，明细表双方签字后各执一份，同时留存电子版以备导入。未能当场提供《档案转递明细表》的，要签署接收凭证一式两份。

机要或邮政EMS转递的档案。一要甄别是否属于应接档案，检查转递的档案是否符合转递要求，避免误转、错接；二要与邮局工作人员逐份核对机要袋或EMS封套上的单号与底联单号是否一致，档案总数与底**数是否一致。核对数量较多的，应要求提供“机要件投递单”或“EMS邮件投递派送单”，以便核对。EMS渠道转递的单份档案要检查EMS封套封口处是否加盖寄出学校骑缝章（整箱或整包转递的，可以只在外包装封口处盖章）。毕业生个人寄送的档案应拒收。

2.登记。每天接收的档案都要随时登记接收渠道、数量等信息，以备统计和查询。“机要件投递单”和“EMS邮件投递派送单”应留存副本（或复印件）。

3.整理。整理工作主要包括：拆除机要袋或EMS封套并按学校进行规整排序，查看档案关键材料是否齐全，了解毕业生有关信息，以便下步录入“济宁市高校毕业生档案管理系统”（下称档案管理系统）。拆除机要袋或EMS封套时，必须仔细查看封套内物品，检查除学校档案袋以外是否还有报到证副本等其他材料。拆除封套同时必须将机要或EMS单号誊写在学校档案袋上。拆除机要袋或EMS封套后，如果学校档案袋粘贴有“标签”，且“标签”内容（录入档案管理系统所需信息）填写全面的，学校档案袋可以不拆封；学校档案袋信息不全，无法有效录入档案信息的，应拆封并查看有关信息。要注意一个机要袋或EMS封套甚至一个学校档案袋中可能存在2份甚至多份档案的情况。

4.录入。为方便毕业生和用人单位查询档案存放信息，应尽快将接收到的毕业生档案信息录入到档案管理系统。录入分为人工录入和集中导入两种方式。对零散收到的档案可以采取人工录入的方式进行。对专人送达、整箱或集中邮寄的档案，可以将整理后的电子版《档案转递明细表》直接导入档案管理系统。通过机要或EMS转递的档案，还要将机要或快递单号录入档案管理系统中。

5.编号。档案信息录入档案管理系统后，同时将系统生成的档案编号誊写在档案袋上，以便后期提档时查找档案。

6.上架。按照编号顺序集中上架存放。

三、工作