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　　Achieving the Right Balance of Optimization and Compliance 　　

　　

　　实现优化与合规的合理平衡 　　

　　

　　文章作者卡姆兰阿赫桑博士翻译经过虞老师 　　

　　

　　 　　

　　

　　技术采用的主要驱动力是流程改进，其结果是流程加速。这种加速意味着减少停机时间和尽职调查停机时间，并减少流程中的停机次数。虽然意外停机是不必要的过程延迟，但计划停机是操作序列的一部分，因此需要考虑。 　　

　　

　　技术采用的一个主要驱动因素是流程改进，其结果是流程加速。这种加速意味着减少了停机时间和尽职调查停机时间，并减少了在此过程中的停机次数。虽然意外停机是一种不必要的过程延迟，但计划内停机被构建到操作序列中，因此它被考虑在内。 　　

　　

　　这些计划的过程可以产生效率和改进，从而带来财务收益。但是，组织可能会忽略这些改进的法规遵从性方面。 　　

　　

　　这些计划的过程可以产生效率和改进，从而带来财务收益。然而，组织可能忽略这些改进的遵从性方面。 　　

　　

　　为什么会这样？在引入技术和流程改进时，如何确保保持平衡？让我们从供应链的角度，通过研究一些主要的合规性要求来看一下3360 　　

　　

　　为什么会这样？在引进技术和工艺改进时，如何确保保持平衡？让我们从供应链的角度来看，通过检查一些主要的合规要求： 　　

　　

　　电子/数字认证。大多数企业资源管理都有一个可扩展的嵌入式批准流程，从基本的数字签名到全面的安全加密。这种需求是由业务需求和管理业务的法规控制推动的。 　　

　　

　　电子/数字批准。大多数企业资源管理都有一个可伸缩的嵌入式审批流程-从基本数字签名到全面的安全加密。需求是由业务需求和管理业务的监管控制驱动的。 　　

　　

　　自动化这一过程似乎很简单，从而(1)节省纸张、打印和邮件发送，( 2)消除重新发送整个文件以进行重复审查的低效率。然而，设计过程可能有隐藏的缺陷3360 　　

　　

　　对交易跟踪的审查过于简单或复杂（这会影响合规性或低效率成本) 　　

　　

　　指挥链中包含过多的批准人（低效率成本) 　　

　　

　　流程和技术之间的不一致（合规和低效率成本)。 　　

　　

　　自动化这一过程似乎很简单，从而(1)节省纸张、打印和邮件路由，(2)消除重新安排整个文书工作以进行重复审阅的低效性。但是，设计过程中可能存在隐藏的陷阱 　　

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对交易记录的审查过于简单或复杂（这会影响法规遵从性或低效率成本）

　　

指挥链中的审批人太多（效率低下成本）

　　

流程和技术之间的不一致（合规性和低效率成本）。

　　

Spend control. This is by far the most crucial and important element of an organization, as spend management and control directly impact profitability. Therefore, it’s no surprise that most systems have a built-in control that links budgets and actual spend through a clearly auditable trail.

　　

控制开支。到目前为止，这是一个组织最关键和最重要的要素，因为支出管理和控制直接影响到盈利能力。因此，毫不奇怪，大多数系统都有一个内置的控制，通过一个清晰可审计的轨迹将预算和实际支出联系起来。

　　

Or is it? Experience has shown that large numbers and complex cost breakdown structures (CBS) can make it a mammoth task to maintain linkages from primary to secondary and tertiary sub levels of accounting codes. Eventually, lines start blurring as the varying layers of costs and work breakdown structures (WBS) start crossing paths, resulting in a cost structure that begins to look like a tangled web of transactions. Why this happens:

　　

Absence of a formal CBS, WBS and operational breakdown structure (OBS) communication protocol

　　

Lack of planning at any or all stages in the process ― project planning, estimation, budgeting, execution, sourcing and closeout

　　

Technology that is not in sync with the operational needs of the organization.

　　

还是真的？经验表明，庞大的数字和复杂的成本分解结构（CBS）使得维持从初级到次级和第三级会计准则的联系成为一项艰巨的任务。最终，随着不同层次的成本和工作分解结构（WBS）开始交叉路径，线条开始变得模糊，从而导致成本结构开始看起来像一张错综复杂的交易网。为什么会这样：

　　

运营协议（CBS）缺乏正式的通信结构

　　

在过程的任何或所有阶段缺乏规划――项目规划、估算、预算、执行、采购和收尾

　　

与组织运营需求不同步的技术。

　　

Contract compliance management. Most contract managers would agree that keeping track of deliverables, payments, variations and timely approvals can be daunting. Modern-day technologies have made it easier to manage most of these tasks. The trick, however, is in ensuring a balance in the controls applied versus the efficiency gained from automating these processes.

　　

合同合规管理。大多数合同经理都同意，跟踪可交付成果、付款、变更和及时批准可能会令人望而生畏。现代技术使得管理这些任务变得更加容易。然而，诀窍在于确保应用的控制与自动化这些过程所获得的效率之间的平衡。

　　

More often than not, a one-size-fits-all approach is adopted to manage different types of contracts. One exception: At the contract-authoring stage, organizations use their own contract template and set of terms and conditions. However, the rest of the process follows the same level of due diligence, whether for a low-cost, low-risk contract or one involving a large spend with a major subcontractor.

　　

通常采用一刀切的方法来管理不同类型的合同。一个例外：在合同编写阶段，组织使用自己的合同模板和一组条款和条件。然而，该过程的其余部分遵循相同的尽职调查水平，无论是针对低成本、低风险的合同，还是涉及与主要分包商的大笔开支的合同。

　　

Fast forward a few months after the contract award, and contract professionals can be swamped with alerts and tasks not categorized per the type of contract. This leads to due-diligence fatigue for employees who must keep track of each alert and ensure nothing important is ignored. Even with the most diligent of workers, almost half of compliance findings are in this area ― for example, contract deadlines missed, change orders not issued or prices not negotiated timely.

　　

合同授予后的几个月，合同专业人员可能会被未按合同类型分类的警报和任务淹没。这会导致员工的尽职调查疲劳，他们必须跟踪每个警报，确保没有任何重要的事情被忽视。即使是最勤奋的工人，几乎一半的合规调查结果都在这一领域――例如，合同期限未到、变更单未发出或价格没有及时协商。

　　

When implementing operational effectiveness versus compliance, organizations must adopt a balanced approach. A formal risk analysis involving stakeholders is a tried-and-true method. Ensure that all stakeholders with relevant experience ― not just those in with technology and process experience ― are part of this exercise.

　　

在实现操作效率与法规遵从性时，组织必须采取平衡的方法。有利益相关者参与的正式风险分析是一种行之有效的方法。确保所有有相关经验的利益相关者――不仅仅是那些有技术和过程经验的人――都是这项工作的一部分。

　　

Stakeholders should be able to come to a consensus regarding goal achievement. Risks should be clearly written and communicated to decision makers, enabling them to determine the investment levels and appropriate technologies. Business functions like audit and legal should also be part of this exercise to advise on process controls.

　　

利益相关者应该能够就目标达成共识。风险应该清楚地写下来并传达给决策者，使他们能够确定投资水平和适当的技术。审计和法律等业务职能部门也应成为这项工作的一部分，为流程控制提供建议。

　　

Achieving balance in operational optimization and compliance is a continuously evolving task due to rapidly evolving technologies and regulatory controls. While some industries are impacted more than others, every organization faces challenges. Companies that plan well, are pragmatic about their strengths and weaknesses, and engage all stakeholders at the start generally perform better than those that don’t take these steps.

　　

由于快速发展的技术和监管控制，实现运营优化和合规性的平衡是一项不断发展的任务。虽然有些行业受到的影响比其他行业大，但每个组织都面临挑战。那些计划好，对自己的优势和劣势都很务实，并且在一开始就让所有利益相关者参与进来的公司通常比不采取这些措施的公司表现更好。

　　

Kamran Ahsan, C.P.M., MCIPS

　　

About the Author

　　

关于作者

　　

Kamran Ahsan, C.P.M., MCIPS has 28 years of experience in operations and supply chain management and is owner of BPX Project Management Services, a project management, training and consulting company in Dubai, United Arab Emirates.

　　

Kamran Ahsan，C.P.M.，MCIPS拥有28年的运营和供应链管理经验，是位于阿拉伯联合酋长国迪拜的项目管理、培训和咨询公司BPX Project management Services的所有者。